Tüm Ekip Toplantılarını Otomatik Olarak Kaydetme

Bir toplantıda söylenen her şeyi hatırlamak veya yazmak zahmetli olabilir. Bu nedenle Microsoft Teams gibi birçok uygulamanın kayıt seçeneği vardır. Ancak toplantı başladıktan sonra kayıt düğmesine basmayı unutmak kolaydır ve başka şeylere odaklanmanız gerekir. Neyse ki Teams, tüm toplantılarınızı otomatik olarak kaydetmenize olanak tanır.

Bu makale, Teams ve diğer kullanışlı kayıt özelliklerinde toplantılarınızı otomatik olarak kaydetme seçeneğini nasıl bulacağınızı açıklayacaktır.

Ekip Toplantılarını Otomatik Olarak Kaydetme

Microsoft Teams, her toplantının video, ses ve paylaşılan ekranlarını otomatik olarak kaydetmenize olanak tanır. Bu seçenek, hem Microsoft 365 web istemcileri hem de Android ve iPhone uygulamalarını kullananlar için kullanılabilir. Kayıtlar, bir kanal toplantısıysa kanala bağlı OneDrive veya SharePoint’e MP4 biçiminde kaydedilir.

Ne yazık ki, gelecekteki tüm toplantılar için otomatik kaydı etkinleştirme seçeneği yoktur. Özelliği yalnızca ayrı veya yinelenen toplantılar için planladıktan sonra ayarlayabilirsiniz.

Otomatik kaydı açmadan önce, diğer gereksinimleri karşıladığınızdan emin olmalısınız:

• OneDrive veya SharePoint depolamayı etkinleştirin
• Yeterli depolama alanına sahip olun (bir saatlik kayıt, yaklaşık 400 MB depolama alanı gerektirir)
• Toplantıyı kaydeden kullanıcıysanız “Toplantı kaydı” ayarını açık tutun

Cihazınız ne olursa olsun Microsoft Teams, toplantı kaydı başlamadan önce her katılımcıya bir bildirim gönderir ve bu kapatılamaz.

Microsoft Teams Web’de

Teams web kullanıcısıysanız, aşağıdaki adımları izleyerek bir toplantı için otomatik kaydı etkinleştirebilirsiniz:

1. Normalde yaptığınız gibi bir toplantı planlayın ve “KAYDETİN”.
   
2. Otomatik olarak kaydetmek istediğiniz oturuma tıklayın.
   
3. Küçük açılır pencerede “Düzenle”yi seçin.
   
4. Sağ üst köşedeki “Toplantı Seçenekleri” düğmesini tıklayın.
   
5. Ayarı etkinleştirmek için “Otomatik olarak kaydet”in yanındaki düğmeyi seçin ve seçimlerinizi onaylamak için “Kaydet”e basın.

Microsoft Outlook’ta

Kayıt otomatik olarak seçeneğini Outlook aracılığıyla da etkinleştirebilirsiniz.

1. Normalde yaptığınız gibi bir toplantı oluşturun.
2. Takviminizde planlanan toplantıya tıklayın.
   
3. “Aç”a dokunun.
   
4. “Daha fazla bilgi”nin yanındaki “Toplantı seçenekleri” düğmesine gidin.
   
5. Ayarı etkinleştirmek için “Otomatik olarak kaydet”in yanındaki düğmeyi tıklayın ve seçimlerinizi onaylamak için “Kaydet”i seçin.

Artık kuruluştan ilk kişi planlanan toplantıya katıldığında kayıt otomatik olarak başlayacaktır. Kayıt, başlatan kişi toplantıdan ayrılmış olsa bile devam edecektir.

Ekip Toplantılarını Kimler Kaydedebilir?

Ekip toplantıları herkes tarafından kaydedilemez. Yalnızca belirli lisanslara sahip olanlar ve belirli kriterleri karşılayanlar kayıt düğmesine basabilir veya bir toplantı için otomatik kaydı etkinleştirebilir. Bunlar genellikle toplantıyı düzenleyenler, yardımcı düzenleyiciler, sunum yapan kişiler veya bir BT yöneticisinin bu seçeneğe izin verdiği kişilerdir.

Toplantı düzenleyicisiyseniz, toplantıyı oluştururken “düzenleyiciler ve yardımcı düzenleyiciler” veya “düzenleyiciler ve sunucular” için toplantı kaydını etkinleştirebilirsiniz. Bunu yapmak için şu adımları izleyin:

1. Normalde yaptığınız gibi bir toplantı başlatın.
2. Başkalarını davet edin.
3. Davetiyede “Toplantı seçenekleri”ne gidin.
4. Toplantı katılımcılarını “sunum yapan kişiler ve yardımcı düzenleyiciler” olarak atayın.
5. “Kim kaydedebilir”in yanındaki açılır menüden seçiminizi yapın.
6. Değişiklikleri onaylamak için “Kaydet”e basın.

Misafirler, anonim kullanıcılar ve diğer kuruluşlardan veya şirketlerden kişiler toplantıyı kaydedemez veya toplantı düzenleyicisi tarafından kayıt için görevlendirilemez.

Ekip Toplantısı Kaydının Sona Erme Süresi Nasıl Yönetilir?

Microsoft Teams kayıtlarının süresi varsayılan olarak 120 gün sonra sona erer. Bu, yeni kayıtlar için depolama alanını boşaltır.

Son kullanma tarihi, toplantı bittikten sonra sohbette açılan mesajda görünür. Şu adımları uygulayarak görüntüleyebilirsiniz:

1. Kaydı tarayıcınızda açın.
   
2. Ayrıntıları görüntülemek için “i” simgesini seçin.
   

Veya:

• Kaydın nereye kaydedildiğine bağlı olarak OneDrive veya SharePoint’te “Dosyalarım”a gidin.
• İmlecinizi, son kullanma tarihini görüntülemek istediğiniz kaydın üzerine getirin.
• Dosya adının yanındaki üç dikey noktaya tıklayın,
• “Ayrıntılar”ı seçin.

Bir toplantı düzenleyicisi olarak, buradan açılır menüyü açarak varsayılan tarihi değiştirebilirsiniz. Son kullanma tarihini 14, 30 veya 60 gün uzatabilir, takvimden bir tarih seçebilir veya “Son kullanma tarihi yok” olarak ayarlayabilirsiniz.

Teams yöneticisi olarak, aşağıdaki adımları izleyerek yeni bir varsayılan sona erme tarihi ayarlayabilirsiniz:

1. “Microsoft Uygulama Başlatıcı”ya tıklayın.
2. “Yönetici”ye gidin.
3. “Ekipler”i seçin.
4. “Toplantılar”ın altında “Toplantı ilkeleri”ni bulun.
5. “Global (Kuruluş çapında varsayılan)”a gidin.
6. “Kayıt ve transkripsiyon” altında, “Toplantılar otomatik olarak sona erer” seçeneğinin yanındaki düğmeyi tıklayarak sona erme süresini devre dışı bırakabilir veya istediğiniz gün sayısını yazarak “Varsayılan sona erme tarihi”ni değiştirebilirsiniz.

Varsayılan sona erme tarihinin değiştirilmesi yalnızca gelecekteki toplantı kayıtlarını etkiler. Mevcut kayıtların son kullanma tarihini değiştirmek için daha önce açıklanan adımları uygulamanız gerekir.

Süresi dolmuş kayıt genellikle bir gün sonra silinir ve kayıt sahibi bunu bildiren bir e-posta alır. Silinen kayıt, geri dönüşüm kutusunda 90 gün kalacaktır. Kaydı kurtarmayı seçerseniz, artık bir son kullanma tarihi olmayacaktır.

Belirli kayıt silme gereksinimlerine uymanız gerekmedikçe, kayıtlar daha önce de silinebilir. Ayrıca, düzenleyici bu seçeneği etkinleştirirse kayıtları indirebilir veya daha uzun süre saklamak için başka bir platforma taşıyabilirsiniz.

Ek SSS

Teams toplantısının sonunda kaydı durdurmayı unutursam ne olur?

Toplantınız sona erdiğinde “Durdur” düğmesine basmayı unutursanız, kayıt otomatik olarak duracak ve toplantı sohbetine veya OneDrive’a kaydedilecektir. Birisi toplantıdan ayrılmayı unutursa, kayıt dört saat sonra otomatik olarak sona erer.

Kaydetmeyi unutursanız bir toplantıyı geri alabilir misiniz?

Ne yazık ki Microsoft Teams, kayıt düğmesine basmadığınız sürece toplantılarınızı saklamaz. Kullanıcıların gizliliğine aykırı olduğu için, katılımcıların kaydetmediği bir oturuma erişemezsiniz.

Teams toplantı kayıtlarını kimler görüntüleyebilir?

Toplantı katılımcıları, indirme veya paylaşma seçenekleri olmadan kaydı otomatik olarak görüntüleyebilir. Misafirler, kaydı yalnızca düzenleyici izin verdiği takdirde görüntüleyebilir.

Teams toplantı kayıtlarını metne dönüştürebilir misiniz?

Organizatörler izin veriyorsa, kaydın transkriptini görebilirsiniz. Toplantı dökümünü etkinleştirmek için:

1. “Toplantılar”a gidin.

2. “Toplantı ilkeleri”ni ve “Kayıt ve deşifre”yi seçin.

3. “Transkripsiyon” düğmesini açın.

İç Huzurunuz için Otomatik Kayıt

Toplantıları otomatik olarak kaydetmek, meşgul olduğunuz ve bu ayrıntıları unutmaya meyilli olduğunuz zamanlarda kullanışlı bir özelliktir. Bu makaledeki talimatları izleyerek, oluşturduktan sonra bireysel toplantılar için otomatik kayıt ayarlayabilirsiniz. Ekibinizin değerli bilgilerinin daha sonra yeniden ziyaret edilmek ve incelenmek üzere saklanacağından emin olabilirsiniz.

Bir Teams toplantısını otomatik olarak kaydetmeyi zaten denediniz mi? Bu makaledeki ipuçlarından herhangi birini kullandınız mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin.